Qu’est-ce que le BPM et pourquoi est-il important ?

Pour comprendre ce qu’est le BPM et son importance, il faut comprendre ses origines. Pour cela, commençons avec un peu d’histoire…

La révolution industrielle des XVIIIe et XIXe siècles a marqué un tournant dans la manière dont les entreprises organisent et exécutent leur travail. Avec l’introduction des machines et des méthodes de production de masse, les entreprises cherchent des moyens plus efficaces pour gérer et améliorer leurs processus de production.

À la fin du XIXe et au début du XXe siècle, Frederick Winslow Taylor introduit les principes du « management scientifique », aussi connu sous le nom de Taylorisme. Taylor met l’accent sur l’analyse des tâches et des processus de travail pour améliorer l’efficacité et la productivité, deux des piliers fondamentaux qui forment les fondements du BPM. Puis, c’est au tour d’Henry Ford de révolutionner les processus de fabrication avec l’introduction de la chaîne de montage pour la production de voitures au début du XXe siècle. Plus rapide et plus efficiente, cette méthode met en évidence l’importance de l’organisation des processus pour atteindre des gains d’efficacité.

Puis, c’est au XXe siècle, avec les concepts de gestion de la qualité totale (TQM) et de réingénierie des processus d’affaires (BPR), que vont se dessiner les véritables origines du Business Process Management. En effet, l’évolution des technologies de l’information, intégrant les systèmes d’information, les logiciels de gestion intégrée (ERP) et autres outils de workflow, ont permis une automatisation et une surveillance toujours plus efficaces des processus.

Le BPM prend enfin ses lettres de noblesse dans les années 2000, pour devenir une véritable discipline distincte avec l’apparition de standards, de méthodologies et de technologies spécifiques.

Concrètement, qu’est-ce que le BPM ?

Si l’on devait lui donner une définition, ce serait celle-ci : « Constitué d’un ensemble de méthodes, de techniques et d’outils permettant de concevoir, modéliser, exécuter, surveiller et optimiser les processus d’affaires, le Business Process Management (BPM), ou gestion des processus métier en français, en une discipline de gestion qui vise à améliorer l’efficacité et l’efficience des processus d’affaires d’une organisation. » Le Business Process Management BPM est donc une approche méthodologique et systémique visant à améliorer l’efficacité et la performance des processus métier au sein d’une organisation.

Parmi les différents processus qu’intègre le BPM, on retrouve notamment les processus d’affaires. Ce sont des séries d’activités ou de tâches interconnectées qui, lorsqu’elles sont réalisées dans un ordre spécifique, produisent un résultat ou un service destiné aux clients ou aux parties prenantes. Dans ce cas de figure, le BPM s’efforce de standardiser des processus métiers, de les automatiser là où c’est possible et de les optimiser, et ce, de manière continue.

Les principales étapes du BPM peuvent se décomposer ainsi :

1. La conception. Il s’agit d’identifier et de documenter les processus existants, de définir les processus futurs « idéaux » et d’établir des indicateurs de performance clés (KPI).
2. La modélisation des processus. Pour cela, on utilise très souvent des outils de modélisation qui servent à représenter visuellement ces processus. Cette modélisation visuelle des processus permet de mieux comprendre les flux de travail et d’identifier les inefficacités.
3. L’exécution. L’idée, ici, est de mettre en œuvre les processus modélisés dans un environnement réel. Pour cela, on utilise des systèmes de gestion de workflow ou des logiciels de BPM.
4. La surveillance. Le suivi des performances des processus en temps réel est essentiel pour s’assurer qu’ils fonctionnent comme souhaité au début lors de la phase de conception. Cette phase intègre notamment la collecte de données et l’analyse de la performance.
5. L’optimisation. Ultime étape ô combien importante, l’optimisation vis à analyser les données collectées pour identifier les domaines nécessitant des améliorations et apporter des modifications pour optimiser les processus.

On l’aura bien compris, le BPM est une discipline qui vise à améliorer en continu l’organisation de processus. Mais alors pourquoi est-il si important pour les entreprises ?

Importance du Business Process Management pour les entreprises

Tout d’abord, en rationalisant et en automatisant les processus d’affaires, le BPM réduit les coûts et le temps nécessaire pour accomplir les tâches. On parle ainsi d’amélioration de l’efficacité opérationnelle. Elle est induite grâce à une utilisation plus efficace des ressources et à une productivité accrue.

Cette efficacité opérationnelle s’accompagne souvent d’un autre bénéfice : l’adaptabilité et l’agilité. La vie d’une entreprise n’est pas linéaire, nouveaux entrants, marchés en mutation, etc., les organisations doivent être capables de s’adapter rapidement aux nouvelles conditions. L’efficacité opérationnelle induite par le BPM, permet aux entreprises d’être plus flexible en rendant les processus plus modulaires et plus faciles à modifier.

Aussi, grâce notamment à l’automatisation, le BPM permet de standardiser les processus. Cette standardisation est un véritable plus, car il garantit que les produits ou services qui seront livrés, le seront de manière cohérente et conforme aux normes de qualité. Cela est vrai également en ce qui concerne la conformité réglementaire. En documentant et en surveillant les processus, le BPM assure un respect dans le temps des normes en vigueur.

Un autre avantage offert par le Business process Management est la notion d’amélioration continue. En incitant les organisations à surveiller et à évaluer en permanence leurs processus, le BPM influe une culture d’amélioration continue dans l’entreprise. Très souvent, cela conduit à des innovations et à des améliorations régulières, permettant de maintenir un avantage concurrentiel.

Enfin, le BPM répond parfaitement à un objectif commun à toutes les entreprises : la satisfaction client. Comme vu plus haut, avec des processus plus efficaces, plus agiles, parfaitement maîtrisés et monitorés, c’est l’ensemble de la chaîne qui en bénéficie et contribue donc à fournir des services plus rapides ou des produits de meilleure qualité et plus fiables En améliorant l’efficacité et la qualité des processus, le BPM contribue mécaniquement à une meilleure satisfaction client.

On l’aura compris, le BPM est essentiel aux entreprises qui veulent poursuivre leur croissance tout en continuant de se structurer. Mais pour cela, elles doivent faire le bon choix quant à la solution technologique à adopter. Pour en savoir plus sur ce sujet, c‘est par ici.

Conclusion

Le Business Process Management est une approche stratégique essentielle pour toute organisation cherchant à optimiser ses opérations. En se concentrant sur la conception, la modélisation, l’exécution, la surveillance et l’optimisation des processus, le BPM permet aux entreprises d’améliorer leur efficacité, de garantir la qualité, de s’adapter rapidement aux changements et de maintenir une amélioration continue. Il se révèle être un atout précieux pour garantir la satisfaction client et renforcer la performance globale de l’entreprise.

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